将纸质档案转化为电子文件，已经成为现代办公的常态。这个过程叫做档案数字化。虽然看起来只是简单的复印，但要保证旧纸张上的每一个字、每一个标记都清晰保留，其实需要非常细致的操作。
第一步：扫描前的整理与检查
在机器开始工作前，人工的预处理是关键。工作人员需要先将档案按顺序排好，拆开装订，确保纸张平整。如果纸张上有曲别针或订书钉，必须先移除，以免损坏机器或纸张。这一步能防止纸张卡住，从而避免撕裂原件上的重要信息。
第二步：选择合适的扫描模式
扫描不仅仅是按下开关。我们需要根据档案的内容选择合适的分辨率。如果是文字档案，普通清晰度即可；但如果是带有照片或印章的档案，就需要更高的清晰度。同时，扫描过程中必须开启“去黑边”和“纠偏”功能，确保电子图像端正、干净，不遗漏边缘的任何字迹。
第三步：双重校对，严防遗漏
这是最关键的一步。扫描完成的图片需要经过两道检查。第一道是图像质检，检查有没有漏页、重页，图片是否歪斜，颜色是否太深或太浅导致看不清。第二道是数据质检，即检查录入的文字信息是否与实物档案的编号、名称完全一致。哪怕只错了一个数字，将来查找起来都会非常麻烦。
第四步：数据安全与备份
为了防止数字文件丢失或被篡改，扫描好的数据通常会进行多重备份。比如，一份存放在本地服务器，一份存放在云端。同时，我们会生成文件校验码（MD5值），用来证明文件在传输过程中没有发生任何改变，确保数据的原始性和安全性。
总结来说，只要严格执行原件保护、精细扫描和严格质检这三步，就能在数字化过程中，真正做到零信息丢失。
